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Come gestire il tempo e il personale per aumentare la produttività

Quando ci si confronta con un imprenditore, una delle parole che più spesso gli sentirai utilizzare è “produttività”.

Oramai questo termine è utilizzato come un vero e proprio mantra, e manifesta una costante attenzione verso la redditività della propria azienda, a volte quasi maniacale. Il discorso può essere traslato anche su chi opera come libero professionista, singolarmente oppure all’interno di uno studio associato.

La produttività è senza dubbio ciò che fa la differenza tra un’impresa di successo e un’altra che sta ancora cercando la propria strada.

Sostituisci “impresa” con “professionista” e il risultato è il medesimo.

Quali sono i fattori di valutazione della produttività

Se la produttività rappresenta la stella polare, che offre la direzione, bisogna capire quali sono i fattori che consentono di inseguirla o, detto in altri termini, che ne impediscono la visibilità.

Sono due, e sono strettamente correlati tra di loro: il team e il tempo.

Una corretta gestione di quelle che potremmo definire le 2T della produttività, è un argomento centrale per portare successo al proprio lavoro. Chiaro che se parliamo di azienda o impresa, il concetto di team non dovrebbe comportare troppi problemi.

Diverso, invece, è il caso di chi lavora come libero professionista, per il quale il concetto di team può sembrare piuttosto evanescente.

È, però, solo un’impressione, perché non esiste lavoro che non richieda, ad un certo punto, la collaborazione con un altro soggetto.

Banalmente, il semplice e quotidiano rapporto tra un professionista e il suo collaboratore o collaboratrice che svolgono un lavoro di segretariato, può essere inteso nel senso di team, di gruppo di lavoro. Non di meno lo è la collaborazione con altri freelance, anch’essi andranno gestiti.

Grande team, grandi problemi. Sarà vero?

Chiarito che il concetto di team non comporta necessariamente gruppi di lavoro superiori ad un certo valore, di certo è all’interno dell’impresa strutturata che la parola assume un peso specifico decisamente più importante.

Comunemente si è portati a pensare che la difficoltà di gestire un lavoro in maniera produttiva sia direttamente proporzionale alla dimensione del team: niente di più falso.
Un team costituito da quattro persone non ha nulla di intrinsecamente vantaggioso rispetto ad un medesimo gruppo di quaranta individui, quindi dieci volte tanto.

L’unica differenza, nel caso, è nella quantità di progetti che posso portare avanti simultaneamente ma non sulla produttività di ciascuno di essi. Il motivo di tutto ciò è nel fatto che la differenza di produttività tra un team e l’altro è data dal modo in cui è organizzato il lavoro del singolo in relazione a quello di tutti gli altri. Quindi se il project manager, o il libero professionista, non è all’altezza, quattro persone possono essere meno produttive delle quaranta e più che alimentano reparti e sotto reparti di un’azienda strutturata.

Medesimo discorso si può fare sul singolo: se un consulente non riesce a gestire adeguatamente il proprio lavoro, armonizzandolo alla perfezione con quello del suo unico collaboratore, la sua produttività sarà un miraggio, e tenderà gradualmente a scomparire dalla vista.

Il tempo è – i tempi sono – denaro

La metafora del team di lavoro come ingranaggi di un unico macchinario resta sempre valida. Ancor di più se la pensiamo applicata alla gestione dei tempi di lavoro di una squadra. Gli ingranaggi, pur avendo un tempi di rotazione diverso gli uni dagli altri, per via delle dimensioni, si muovono con millimetrica precisione, perfettamente armonizzati e sincronizzati, al fine di far ruotare l’albero motore nel caso ad esempio di un’automobile.

In un team il principio è lo stesso e organizzarne il lavoro vuol dire gestire il fattore tempo nell’ordine di almeno 2 direttrici: il tempo oggettivo di consegna di un progetto, il tempo oggettivo di completamento di una task propedeutica e il tempo soggettivo di ciascun membro del team.

Quest’ultimo aspetto è solitamente poco considerato eppure è di notevole rilevanza.

Ogni individuo si muove e lavora in base ad un proprio ritmo, e quando si è in squadra l’importanza di una corretta gestione dei tempi da parte di chi ne ha il compito diventa cruciale, perché banalmente non si potrà realizzare il tetto prima di aver alzato le pareti che si poggiano sulle fondamenta.

I task di lavoro diventano quindi propedeutici l’un con l’altro.

Strumenti per la gestione del tempo e del team

Fino ad ora abbiamo parlato di problemi, adesso parliamo di soluzioni.

Quanto detto finora dovrebbe aver chiarito che le 2T della produttività non si possono considerare separatamente.
La soluzione si trova nell’utilizzo di strumenti informatici che, sostanzialmente, devono essere strutturati per armonizzare l’organizzazione di almeno 4 elementi basilari:

  1. Task del singolo;
  2. Scadenze del progetto;
  3. Scadenze del singolo;
  4. Progetti aperti;

Tutto questo è possibile farlo appoggiandosi a strumenti quali Asana, Trello oppure Basecamp.

Si tratta di software che consentono la gestione in un unico ambiente visivo di tutti i progetti su cui si sta lavorando, potendoli suddividere in singoli task, i quali vengono assegnati a singole persone oppure ad ulteriori sottogruppi.

Ogni progetto o task viene gestito attraverso una calendarizzazione che aiuta a monitorare i tempi di svolgimento e di avanzamento.

Il sistema di notifiche supporta il lavoro del project manager, o del libero professionista, permettendogli di avere sempre sotto controllo il rispetto delle tempistiche di ogni collaboratore rispetto alle esigenze di tutta la squadra o del progetto.

L’uso delle API, inoltre, aiuterà ad implementare l’integrazione con altri strumenti esterni, ad esempio Slack o Evernote, per gestire altri fattori come le comunicazione, il cloud, la distribuzione dei file.

Tutti aspetti che si possono gestire anche in Asana o Trello ma che volendo si possono delegare altrove.
L’interfaccia grafica particolarmente intuitiva facilità ulteriormente lo svolgimento dei compiti e l’amministrazione di tutto l’ambiente di lavoro.

Che tu sia un imprenditore o un libero professionista, grazie a questi strumenti la gestione del tempo assume un significato completamente nuovo:
averne una proiezione visiva ti aiuterà ad ottimizzare il lavoro senza il timore di far cadere nel dimenticatoio task e azioni più o meno importanti.

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