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Come gestire le fatture in maniera ordinata e funzionale

Ogni imprenditore lavora solo per gli obiettivi a breve e lungo termine. E come potrebbe non essere così visto che da lui dipende il successo dell’azienda e di coloro che vi lavorano.
Ecco perché gli adempimenti quotidiani dell’amministrazione sono spesso affidati ad uno specifico collaboratore, senza che l’imprenditore ne abbia una immediata consapevolezza.

L’articolo di oggi offre una panoramica sulla gestione delle fatture, indicando modalità operative ma anche strumenti informatici a cui affidarsi per una gestione celere, efficace e supervisionata.

Una novità della fatturazione elettronica: la numerazione

In questi mesi si è parlato molto di fatturazione elettronica, lo sanno bene tutte le aziende. Una delle novità che ha ricevuto minor attenzione è quella della numerazione.

Infatti, da Gennaio 2019 l’Agenzia delle Entrate ha tolto l’obbligo della numerazione progressiva. In passato le fatture dovevano essere segnate con un numero progressivo che ne identificava la continuità aziendale. Oggi questo non vale più e vi è totale libertà sulla modalità di numerazione, a patto che ogni fattura sia identificata in maniera univoca e chiara.

Le buone abitudini non mentono

Benché la libertà sia massima, il consiglio è quello di non perdere certe abitudini che se una volta rappresentavano la regola obbligatoria oggi potrebbero essere una buona consuetudine.
Quindi continuare ad utilizzare un sistema progressivo al posto di una numerazione basata su codici univoci randomici, quindi generati casualmente per ogni singola fattura, è decisamente una buona idea.

La progressione, per consuetudine, può essere di due tipi:

  1. Azzerata di anno in anno (01-2019, 02-2019, 01-2020, etc.);
  2. Continua per l’intero ciclo aziendale 24-2019, 25-2020, 26-2020, etc.).

Qualunque sia la scelta, il consiglio è di aggiungere sempre l’anno di riferimento, come ho fatto negli esempi sopra. In questa maniera diventa più semplice risalire ad eventuali fatture in base all’anno di emissione. I più creativi potrebbero pensare di utilizzare sia la progressione numerica sia dei codici identificativi di propria generazione che potrebbero aiutare a categorizzare ulteriormente i documenti emessi o ricevuti.

Ecco, spendiamo qualche parola aggiuntiva sulla questione delle divisioni in categorie.

Divisione delle fatture: alcuni spunti

La suddivisione delle fatture non è il vezzo di un amministrativo maniacale ma la specifica esigenza di un’azienda che ha il dovere di gestire tutta la burocrazia con specifica attenzione. Ricorda che un archivio ordinato e classificato secondo una logica rigida è un archivio che quando andrà “interrogato” sarà capace di rispondere in tempi brevissimi.

I problemi non si augurano a nessuno ma è inevitabile che prima o poi si presentano per qualsiasi attività d’impresa e purtroppo a distanza di anni dall’evento coinvolto.
Quindi, come suddividere le fatture? Vediamo le buone pratiche.

Il primo principio organizzativo dice di suddividere quelle di acquisto da quelle di vendita.

Questo è sicuramente il primo punto, anche se abbastanza scontato a molti.

Non ha alcun senso tenere le due cose insieme, visto che si tratta di rapporti completamente differenti anche in termini di gestione del cliente.
Volendo qui si potrebbero fare ulteriori suddivisioni in base alla tipologia di vendita o di acquisto, ma molto dipende dal tipo di prodotti o servizi che gestisce la tua azienda.

Il secondo principio organizzativo porta a suddividere le fatture in base all’eleggibilità dell’IVA.
Questo vuol dire distinguere tra fatture del personale, di acquisto materiali di consumo, per esempio, e quelle relative a dazi, oppure accantonamenti, perdite sui crediti, etc.

Insomma, le possibilità non sono solo queste e il senso è sempre lo stesso: individuare dei contenitori che possono aiutare a rintracciare più agevolmente ciò che stai cercando.

I tempi della contabilità

Vale la pena fare una riflessione anche sui tempi in cui eseguire il lavoro di contabilità.

La domanda è: qual è il momento migliore per inserire le fattura in contabilità?

Non c’è una risposta univoca perché molto dipende dalle abitudini personali e dai ritmi specifici della tua azienda.
Sicuramente anche in questo caso possiamo individuare delle consuetudini.

Alcuni preferiscono farlo a fine giornata, quando arriva il momento di raccogliere tutto quello che è stato prodotto durante il giorno.

Attenzione però alla stanchezza che potrebbe farvi perdere pezzi per strada.

Altri preferiscono, per questo motivo, dedicarsi alla contabilità la mattina, organizzando il lavoro del giorno prima.
Una scelta giusta, perché la mattina è il momento in cui siamo più lucidi, ma non dimentichiamo che questa parte delle giornata è anche quella più movimentata e non sempre ci sarà la calma per poter avere la giusta attenzione su un lavoro delicato come quello della contabilità.

La gestione dei clienti

Tutto quello che abbiamo detto fin’ora non può prescindere da un’organizzazione precisa di tutti i clienti dell’azienda.
La cosiddetta anagrafica clienti.

Questo non vuol dire avere tutti i dati classici dell’anagrafica ma riuscire a immagazzinare anche uno storico dei rapporti di acquisto e/o vendita, per avere sempre un quadro completo delle relazioni che la tua società ha verso l’esterno.

Il supporto della tecnologia

La gestione dei clienti può essere molto efficace se affidata ad un classico software CRM (Customer Relationship Management) e il discorso vale allo stesso modo per la gestione delle fatture.

In rete si possono trovare moltissime soluzioni, più o meno blasonate e più o meno gratuite.

Sono i tanti i servizi a cui fare attenzione per una scelta corretta.
Ad esempio è preferibile optare per soluzioni Cloud, ovvero accessibili online ovunque vi troviate, piuttosto che software da installare in locale. Poi verificate se esiste una versione con app o almeno ottimizzata per smartphone, per una gestione in movimento.

Anche se non vi intendete, verificate se vi siano delle API che consentono l’integrazione con altre piattaforme o software, per assicurarvi una corretta gestione dei dati da una parte e dell’altra tantopiù se utilizzate degli ecommerce.

Fate attenzione al numero di utenti che potete profilare all’interno, perché da questo dipende spesso un prezzo più alto.
Inoltre verificate che la piattaforma sia accessibile anche dall’esterno, ad esempio per consentire il login al tuo commercialista.

Noi personalmente utilizziamo Fatture in Cloud con molta soddisfazione, in quanto risponde a tutte queste esigenze.
Per i clienti con più punti vendita, invece, ci rivolgiamo ad un’azienda specializzata nello sviluppo dei gestionali.

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